Lediga jobb Lerums kommun, Administrativa enheten i Lerum

Lerums kommun, med centralorten Lerum, ligger knappt 20 minuters resväg från Göteborgs centrum med goda pendlingsmöjligheter. Kommunens ca 41 500 invånare erbjuds hög livskvalitet med en väl fungerande samhällsservice och vacker natur med ett rikt utbud av fritidsaktiviteter samt kulturvärden med anor ända från 1500-talet.

Registratorerna är placerade på administrativa enheten. Administrativa enheten ansvarar bland annat för ärendeberedning, dokument- och ärendehantering, arkiv, kommunjuridiskt stöd och överförmyndarverksamhet. Enheten tillhandahåller nämndadministrativt stöd åt kommunfullmäktige och kommunstyrelsen samt administrativt stöd åt kommunalråd och förvaltningsledning. Enheten är placerad under verksamhetsområdet utveckling som är organiserat direkt under kommundirektören.

Då en av våra medarbetare går på föräldraledighet söker enheten nu en vikarierande registrator.


ARBETSUPPGIFTER

Som registrator har du en betydande roll i arbetet med att säkerställa enhetlig efterlevnad av kommungemensamma policys, anvisningar och riktlinjer avseende dokument- och ärendehantering. Du kommer att ingå i dokument- och ärendehanteringsteamet tillsammans med en annan registrator, kommunarkivarie och systemförvaltare. Tillsammans arbetar ni på uppdrag av förvaltningsledningen för en öppen kommun med dokumenterade och välfungerande rutiner kring hanteringen av allmänna handlingar.

Dokument- och ärendehanteringsteamet ansvarar även för att samordna förvaltningens arbete med intern kontroll samt deltar i arbetet med att utveckla kommunens ärendeprocess.

Som registrator arbetar du både med administration och utveckling. Arbetet innebär bland annat att:

- Utveckla dokument- och ärendehanteringen
- Utbilda i dokument- och ärendehantering
- Lämna ut och svara på frågor om allmänna handlingar
- Registrera och kvalitetsgranska ärenden i dokument- och
ärendehanteringssystemet Platina
- Stötta handläggare i ärendehanteringsfrågor

Tjänsten är ett vikariat.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med högskoleutbildning, annan eftergymnasial utbildning, eller arbetslivserfarenhet inom området som vi bedömer likvärdig.

Du har god kännedom om kommunal verksamhet och du har kunskaper inom offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Du har ett helhetsperspektiv på ärendehantering, dokumenthantering och den politiska processen.

Du är pedagogisk, noggrann och har förmåga att skapa struktur, ordning och reda. Du är handlingskraftig och resultatinriktad samt har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.

Du är en person som gärna samverkar med andra för att uppnå bästa möjliga resultat. Du vill sprida kunskap inom ditt kompetensområde och kan självständigt driva utvecklingsfrågor inom området.

Vi ser det som ett stort plus om du har erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem generellt och Platina i synnerhet.


ÖVRIGT
Från kommunens vision så är ledorden hållbarhet, kreativitet och inflytande något som genomsyrar kommunens arbete. Vi har också inlett arbetet med att stärka och utveckla en gemensam organisationskultur inom hela kommunförvaltningen.

Inom kommunens verksamheter arbetar cirka 3 000 medarbetare som tillsammans jobbar för att erbjuda god service och skapa välfärd för kommunens cirka 42 000 invånare.

Vi tror att våra olikheter berikar och utvecklar individen, verksamheten och samhället positivt. Som arbetsgivare arbetar Lerums kommun aktivt för jämställdhet och mångfald och mot all form av diskriminering och kränkande särbehandling.

Kommunens medarbetare ska ha en god arbetsmiljö som främjar möjligheter att kombinera arbete, föräldraskap och fritid. Vi erbjuder förmåner så som friskvård och personalvårdprogram.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen hos Lerums kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via denna länk, och inte via e-post eller pappersformat.

Varmt välkommen med din ansökan!

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. Visa mindre

Kommunsekreteraren är placerad på kommunens centrala administrativa enhet som har 15 medarbetare. Enheten ansvarar för stöd till den politiska organisationen, dokument- och ärendehantering, ärendeprocessen, kommunens överförmyndarverksamhet och juridisk rådgivning.

Just nu arbetar vi i synnerhet med att genomföra Europaparlamentsvalet. Under 2019 och kommande år kommer vi att arbeta särskilt med förenkling och digitalisering, bland annat införande av ett digitalt arkiv och uppgradering av vårt ärendehanteringssystem.

Tillsammans möjliggör vi på enheten ett demokratiskt Lerum.




ARBETSUPPGIFTER
Du arbetar med kvalificerat stöd åt kommunens förtroendevalda i utskott och nämnder. I det arbetet upprättar du kallelser, skriver protokoll och ger råd till chefer, handläggare och förtroendevalda i frågor kopplade till bland annat formalia. Du bistår även kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges kommunsekreterare, bland annat genom att kvalitetsgranska beslutsunderlag som ska till nämnda organ för politisk behandling. Dessutom utgör du back-up för kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges ordinarie kommunsekreterare. Det medför bland annat att du deltar på kommunfullmäktiges sammanträden i syfte att hålla dig à jour med hanteringen där.

I tjänsten ingår också att, de år då det genomförs allmänna val eller Europaparlamentsval, fungera som valsamordnare tillsammans med ytterligare en person. Under den mest intensiva perioden i valarbetet, det vill säga under några månader, arbetar du uteslutande med valet.

Under valet och i samband med politiska möten förekommer kvällsarbete och under valhelg även helgarbete.


KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har högskoleexamen inom samhällsvetenskap, juridik eller motsvarande. Du har kunskap om kommunalrätt och annan offentlig rätt och förståelse för den politiska styrningen av en komplex organisation. Du är mycket datorkunnig och behärskar Office-paketet väl.

För oss är det särskilt viktigt att du är strukturerad, kvalitetsmedveten och har helhetssyn. Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, har god problemlösande analytisk förmåga och tar egna initiativ. Dessutom tror vi att du kan identifiera förbättrings- och utvecklingsmöjligheter, samarbetar väl med andra och motiveras av utmaningar.

Som person är du noggrann, ansvarsfull samt har ett serviceinriktat och flexibelt förhållningssätt. Det är meriterande om du har vana av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem generellt, och Platina i synnerhet. Dessutom är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med arrangerande av val.

För att du ska lyckas i rollen behöver du ha ett starkt intresse för samhälls- och demokratifrågor.


ÖVRIGT Visa mindre

Kommunarkivarien är placerad på kommunens centrala administrativa enhet. Enheten ansvarar för kommunens informationshantering, stöd till den politiska organisationen, ärendeprocessen, kommunens överförmyndarverksamhet och juridisk rådgivning. Enheten består av 16 personer.

Just nu är vi bland annat i startgroparna för att införa ett digitalt arkiv, där kommunarkivarien är central, samt uppdatera vårt dokument- och ärendehanteringssystem Platina. Dessutom planerar och arbetar vi för att genomföra det kommande Europaparlamentsvalet.

Tillsammans möjliggör vi på enheten ett demokratiskt Lerum.



ARBETSUPPGIFTER
Som kommunarkivarie ansvarar du för att förvalta och vidareutveckla kommunens arkiv. Du bevakar och främjar arkivbildningen genom tillsyn och rådgivning till kommunens verksamheter.

I arbetsuppgifterna ingår att samla in och ta emot leveranser av arkivhandlingar från förvaltningen, föreningar och enskilda arkivbildare. Du ordnar och förtecknar arkiv, genomför gallringsutredningar, tillhandahåller arkivhandlingar för allmänhet och förvaltning samt arbetar för att tillgängliggöra arkiven bland annat i samverkan med skolan och hembygdsföreningar. Du håller även föredrag och arrangerar utbildningar för olika målgrupper.

Som kommunarkivarie tar du tar fram styrdokument inom området samt reviderar och uppdaterar arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och beståndsregister. I samverkan med andra på enheten och i kommunen tar du fram dokumenthanteringsplan och andra rutiner för dokument- och ärendehanteringen.

Du driver arbetet med att införa e-arkiv i kommunen och är även delaktig i arbetet med att i övrigt digitalisera kommunens dokument- och ärendehantering.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som gärna samverkar och nätverkar med andra, både internt och externt, för att uppnå bästa möjliga resultat, som vill sprida kunskap inom ditt kompetensområde och kan driva frågor om god offentlighetsstruktur i organisationen.

Du har högskoleexamen och minst 60 högskolepoäng arkivvetenskap (2 terminer) eller motsvarande dokumenterade kunskaper. Du har goda kunskaper om arkivverksamhet inom offentlig förvaltning och är väl förtrogen med lagar inom området.

Du har erfarenhet av att arbeta som arkivarie, gärna i offentlig sektor. För rollen krävs att du är strukturerad, noggrann och analytisk, har goda IT-kunskaper och att du har en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Vi förtecknar våra arkiv i Visual Arkiv, har nyligen köpt in e-arkivslösningen Long-Term Archive (LTA) och använder Platina som dokument- och ärendehanteringssystem. Det är meriterande om du har erfarenhet av dessa, eller liknande system. Det är även meriterande om du har erfarenhet av arbete med frågor inom området digital arkivering.


ÖVRIGT
Lerums kommuns vision att bli Sveriges ledande miljökommun år 2025 och dess ledord hållbarhet, kreativitet och inflytande genomsyrar kommunens arbete.

Inom kommunens verksamheter arbetar cirka
3 000 medarbetare som tillsammans jobbar för att erbjuda god service och skapa välfärd för kommunens strax över 41 000 invånare.

Kommunens medarbetare ska ha en god arbetsmiljö som främjar möjligheter att kombinera arbete, föräldraskap och fritid. Vi erbjuder förmåner så som friskvård och personalvårdprogram.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen hos Lerums kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via denna länk, och inte via e-post eller pappersformat.
Vi kommer göra urvalet löpande så skicka gärna in din ansökan så tidigt som möjligt.
Varmt välkommen med din ansökan!

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanbeder vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. Visa mindre